Protocolul în cadrul întâlnirilor de afaceri. Reguli de bază

Un cunoscut analist economic şi politic a scris o carte cu titlul: „Protocolul”. Un adevărat îndreptar pentru toată lumea, de la cetăţenii obişnuiţi, la primari, consilieri, preşedinţi, regi şi regine şi lideri ai cultelor religioase. O carte interesantă din care vom publica mai multe materiale în care vom prezenta „protocolul” aşa cum ar trebui să fie. În acest număr prezentăm cum trebuie să aibă loc o întâlnire de afaceri, ce trebuie să ştie cei care organizează astfel de reuniuni.

Atunci când fiecare dintre membrii conducerii administrative a unei companii sunt familiarizaţi cu regulile de protocol şi le aplică în mod firesc, ei reprezintă instituţia lor în mod strălucit. Protocolul a devenit, în prezent, un element fundamental în desfăşurarea afacerilor. El se bazează pe concepţia că mai important în reuşita afacerilor este modul în care personalul ştie să întreţină cea mai potrivită atmosferă în relaţiile cu partenerii.
Protocolul instituţiei are în vedere comportamentul individual al persoanelor din conducerea admi­nistrativă, considerat ca un aspect care se îngrijeşte de acest subiect şi dacă perseverează în aplicarea unor proceduri corecte. Comportamentul nu trebuie să difere în funcţie de importanţa întâlnirii. Acesta trebuie să fie acelaşi atât la conferinţele pe probleme comune activităţii mai multor firme, instituţii, cât şi la simpozioane, colocvii, întâlniri etc.
În toate aceste situaţii, fiecare dintre participanţi reprezintă compania în întregul ei în faţa organizatorilor şi a celorlalţi participanţi.
Manierele şi respectarea unor anumite norme de protocol sunt la fel de importante atât pentru invitaţi cât şi pentru organizatori. Întreaga am­bianţă a unei întâlniri la care par­ticipă mulţi oameni, depinde, într-adevăr, de profesionalismul, efi­cienţa, inventabilitatea şi atitudinea atentă a acelora care răspund de organizarea lor.

Normele de protocol valabile pentru organizatorul unei întâlniri de afa­ceri sunt la fel de importante şi pentru invitaţi deoarece în cursul acesteia sunt multe situaţii în care un participant poate da dovadă de bune maniere în mod eficient.
Normele de protocol se referă în primul rând la aspectul acordat de ambele părţi, organizatori şi invitaţi, respect legat de sosirea la timp la program, respectarea programului, evitarea monopolizării discuţiilor, exprimarea ideilor într-o manieră îngrijită. Să nu se fumeze decât atunci când există acordul unanim şi chiar atunci în dreptul unei ferestre deschise.

Cele mai frecvente acţiuni protocolare care se organizează sunt: recep­ţiile, cocktailurile, dejunurile şi mesele.

Recepţiile au un caracter mai oficial decât cocktailurile. Cocktailurile se organizează la ocazii mai puţin oficiale şi au loc după-amiaza, în timp ce recepţiile au loc seara, în jurul orelor 19 sau 20. Pentru pregătirea acestora, personalul care are responsabilitatea organizării va ţine o listă de evidenţă a tuturor lucrurilor necesare.
 

Mesele
 

Acestea sunt acţiuni protocolare care se organizează la prânz sau seara. În activitatea diplomatică se manifestă tendinţa de a folosi organizarea meselor nu ca o simplă acţiune de curtoazie ci ca o modalitate de lucru ce poate permite realizarea unor contacte mai strânse între participanţi.
În general, organizarea meselor are un obiectiv precis care constituie o acţiune de muncă şi contribuie astfel la susţinerea şi dezvoltarea activităţii organizatorului având scopul de a lărgi şi întări contactele individuale cu persoanele invitate.
La stabilirea meniului se va ţine seama de mai multe reguli printre care unele sunt foarte importante pentru a evita ofensarea unor invitaţi. Sosirea cu punctualitate la masă este o importantă cerinţă de curtoazie. Invitaţii nu se aşază şi nu se ridică de la masă înainte ca gazda să dea un semnal în acest sens.
Un program după cină, cum ar fi un program muzical, nu trebuie să dureze niciodată mai mult de o jumătate de oră. Oamenii sunt obosiţi şi în general, ei şi-ar dori să se odihnească. Un scurt concert îi încântă. Se vor ţine liste de evidenţă şi pentru cei ce vor ţine un discurs în timpul meselor.
 

Muzica de fond
 

Când o companie furnizează oaspeţilor ei plăcerea unui fond muzical - în timpul cocktailului dinaintea cinei, de exemplu - trebuie să ţină seama că musafirii vor să poarte discuţii fără a trebui să strige unii la alţii. Unele companii fac greşeala de a plasa muzicanţii mult prea aproape de musafiri. În astfel de cazuri, oaspeţii devin extenuaţi şi frustraţi încercând să se facă auziţi pe deasupra „zgomotului”. Un fond muzical bun are un volum mic şi este calmant.
 

Rolul secretariatului în organizarea acţiunilor protocolare
 

În planificarea întrunirilor, organizatorul evenimentelor deosebite sau personalul desemnat cu organizarea distracţiilor pot considera că ar fi de folos serviciile unui consultant în probleme de distracţii, care este familiarizat şi are experienţă în contactul cu artiştii şi în încheierea de contracte. Consultanţii pe probleme de distracţii sunt la curent cu întregul domeniu artistic. Ştiu cum să realizeze programe de calitate, încadrându-se într-un buget, precum şi cum să stăpânească un artist temperamental sau ce să facă în cazul în care un artist îşi contramandează apariţia în ultimul moment.
Când o adevărată vedetă a fost programată pentru realizarea programului distractiv în cadrul unei corporaţii, aceasta trebuie tratată cu consideraţie, fiindcă altfel, persoana respectivă ar putea fi prea extenuată ca să poată da un spectacol bun.
 

Alegerea locului
 

În majoritatea cazurilor, acţiunile ce au loc cu ocazia unui simpozion, se organizează în saloanele restaurant ale marilor hoteluri din oraşul gazdă, de obicei cel la care sunt cazaţi participanţii la reuniune. Dacă reuniunea se desfăşoară în clădirea unei organizaţii, atunci s-ar putea ca acestea să aibă săli pentru desfăşu­rarea acestor acţiuni.
Nu este exclusă nici folosirea unui club sau o sufragerie care are condiţii favorabile atractive, mâncare excelentă şi camere private amenajate pentru petreceri, acesta fiind locul ideal pentru ţinerea diferitelor manifestări de afaceri sau cu caracter social.
Dacă se doreşte ca presa să fie prezentă şi să se facă publicitate, nu trebuie alese cluburile private.
 

Aranjamentul în cameră
 

Există anumite lucruri de care se va ţine seamă în amenajarea spaţiului în care se vor desfăşura acţiunile protocolare. Aranjamentul camerei trebuie schiţat special pentru fiecare petrecere. Se vor amplasa barurile, măsuţele, scaunele, formaţia mu­zicală şi microfoanele. Se va decide asupra formelor şi dimensiunilor meselor pentru cină; fiecare trebuie să fie numerotată. Se va amenaja şi ringul de dans.
În acest sens, se va întocmi o listă pentru urmărirea mai uşoară în ve­derea satisfacerii tuturor cerinţelor: număr de mese şi scaune suficiente, elaborarea cărţilor de vizită cu nu­mărul mesei şi a locului cores­punzător etc.
 

Întocmirea listei de musafiri
 

Lista de oaspeţi bine întocmită este, bineînţeles, o condiţie prealabilă pentru asigurarea succesului petrecerii. Mulţi observatori cred că listele de musafiri sunt întocmite la întâmplare, mai mult cu persoane „impuse” de alţii sau de legea ospi­talităţii decât de persoane distinse, care ar fi de preferat.
Este bine să se obţină o listă cu musafiri potenţiali pe categorii se­parate, în funcţie de interesele şi profesiunile lor. De exemplu, pentru conducătorii superiori din guvern şi lideri din administraţie; politicieni; cele mai importante personalităţi naţionale şi internaţionale din artă, educaţie şi ştiinţă; diplomaţi străini; lideri ai sectoarelor non-profit; ofiţeri, funcţionari superiori din conducerea executivului marilor corpo­raţii; personalităţi din lumea spor­tului şi vedete din industria spec­tacolului; personalităţi ale societăţii locale şi aşa mai departe.
Este foarte simplu să se întocmească o listă de oaspeţi distinşi, echilibrată, alegând un nume din toate aceste liste.
Se pot combina tinerii cu cei vârstnici. Combinarea prezintă interes pentru că celebrităţile dintr-un domeniu sunt bucuroase să se întâlnească cu celebrităţi din alte domenii. Oamenii obişnuiţi obosesc văzând ani în şir aceleaşi grupuleţe formate pe categorii sociale. Apariţia unor figuri noi, constituie cea mai bună asigurare a succesului unei petreceri.
Lista de musafiri este bine să fie ţinută de biroul persoanei care se ocupă de organizarea distracţiilor corporaţiei precum organizatorii de întruniri, responsabilii pentru evenimente speciale etc.

Listele respective trebuie să se încadreze în următoarele categorii:
Personalităţi „necesare” în afaceri cum ar fi: clienţi şi cumpărători principali; clienţi potenţiali; executivul superior din banca companiei, firma legală, firme pentru evidenţa con­tabilă etc.; toţi executivii superiori trebuie să-şi asume responsabi­litatea şi să furnizeze listei de bază nume de maximă prioritate.
Oficialităţi: preşedintele ţării, primarul oraşului;
„Alte personalităţi marcante” - scriitori locali, artişti, oameni de ştiinţă, rectorii universităţilor locale, directorii de spitale şi muzee, muzicieni, campioni, eroi din lumea sportului etc. Presa, dacă se doreşte ca în presă să se scrie despre eveniment, acest lucru trebuie aranjat de perso­nalul care se ocupă de relaţiile cu publicul sau de către o agenţie care se ocupă de relaţiile cu publicul. De multe ori poate nu este autorizată presa la o astfel de manifestare şi atunci acesta este cel mai bun prilej de a invita ziarişti distinşi din loca­litatea gazdă să ia parte la recepţie însoţiţi de partenerii de viaţă. Prin aceasta se obţine bunăvoinţa ziariş­tilor şi majoritatea musafirilor din lumea afacerilor vor fi flataţi să vorbească cu membri de frunte ai celei de a patra putere în stat.